Savez-vous vraiment à quoi sert votre plan de formation ?
Outil quotidien du responsable formation ou de l’assistante RH, document administratif synonyme souvent de « paperasses inutiles » pour certains managers, listing à présenter aux partenaires sociaux par les membres des comités de Direction, ou simple base d’un budget prévisionnel pour des responsables financiers, le Plan de formation prend de multiples visages en entreprise et présente diverses utilités. Il s’échelonne entre l’indispensable levier de performances et le tableur Excel qu’on ne renseigne qu’une fois sur deux si l’on a le temps.
Chacun appréhende à sa manière le Plan de formation dans l’entreprise, mais il apparaît bien souvent que l’idée de la gestion du plan de formation reste souvent éloignée de ce que ce document permet en termes d’organisation RH et d’optimisation financière.
Qu’est ce réellement que le Plan de Formation ?
Le plan de formation est le document qui rassemble l’ensemble des actions de formation d’une entreprise. C’est lui qui permet de créer la cohérence entre la stratégie économique de l’entreprise et l’emploi des moyens humains. Gage de performance, cet outil stratégique est la traduction opérationnelle de la politique de développement des compétences individuelles et collectives de l’entreprise.
Le plan de formation, conçu et rédigé pour une période d’un an (au minimum) décrit et liste d’une manière structurée, les collaborateurs concernés par une ou plusieurs actions de formation, l’intitulé des actions à mettre en œuvre , leur modalité d’organisation (durée, dates, lieu, etc..), les objectifs poursuivis, ainsi que les sources de financement couvrant la totalité des dépenses (couts pédagogiques, frais annexes, salaires).
Un outil au service de toutes les entreprises.
Le plan de formation concerne toutes les entreprises et bénéficie à tous les salariés, sans tenir compte du type de contrat (CDD ou CDI) ou même de leur ancienneté. Il doit respecter un certain formalisme dicté par la législation et son élaboration incombe exclusivement à l’employeur, après avis des représentants du personnel.
Depuis la Loi du 4 Mai 2004, un chapitre du livre IX du Code du Travail est consacré au plan de formation.
Pour les entreprises de plus de 50 salariés, ce document prévisionnel doit être construit en année n-1, présenté aux partenaires sociaux et validé au 31 Décembre de l’année n-1 pour le déroulement de l’année n.
Un document répondant à des contraintes légales.
La structuration du plan de formation est également imposée par la loi. Il doit être organisé en 2 catégories :
Tout d’abord les actions d’adaptation au poste de travail et celles liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi dans l’entreprise (catégorie 1) qui relèvent des obligations de l’employeur et sont obligatoires pour les salariés pendant le temps de travail.
La seconde catégorie englobe les actions de développement des compétences qui vont au-delà de l’obligation de l’employeur et sont facultatives pour les salariés.
Classée une action de formation dans l’une ou l’autre de ces catégories à des incidences importantes notamment en matière d’organisation du temps de formation et donc du temps de travail, mais également en termes financiers (maintien de salaire ou allocation formation par ex).
La réforme de la formation du 5 mars 2014 va modifier la structuration du plan de formation, et vous pouvez lire l’article suivant afin de découvrir les premiers décrets publiés.
Un outil indispensable pour piloter le développement des compétences des collaborateurs.
Au delà du respect de la législation sur la formation professionnelle, le plan de formation est surtout un outil de pilotage complet, centralisant toutes les informations indispensables à une parfaite maitrise d’une politique de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences que la nouvelle réforme renforce.
Quelques soit la taille de l’entreprise, un plan de formation réalisé avec anticipation, tenant compte à la fois des impératifs de production de la société, des besoins de maintien et de développement des compétences des collaborateurs mais également des souhaits de progression et de mobilité de chacun, sera un outil précieux d’organisation des ressources humaines mais surtout de performance tant individuelle que collective.
Le Plan de formation : réel gage d’efficacité économique
Il garantit également le meilleur moyen de gérer de façon efficiente le budget attribué à la formation professionnelle, dans sa globalité. Ce budget représente souvent un poste important d’investissement et son optimisation est indispensable à la santé économique de l’entreprise.
Grace à l’anticipation, il sera plus aisé pour le responsable formation de solliciter les fonds nécessaires au financement de chaque projet auprès de tous les financeurs possibles : OPCA, Etat, Europe, Région, etc …
Outil de coordination et de pilotage indispensable à la gestion des ressources humaines et à la performance de l’entreprise, le plan de formation doit donc être construit de façon anticipée, réfléchie et proactive. Cela nécessite de suivre plusieurs étapes dont aucune n’est à négliger.
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