Gestion administrative et logistique de vos dossiers
Prise en charge de la gestion administrative et logistique des dossiers :
Une fois le plan construit, le financement obtenu, il reste à assurer la mise en œuvre opérationnelle du Plan de formation et le suivi de son avancement.
Ces taches représentent une part importante du temps dédié à la gestion de la formation : la gestion administrative de la formation.
La mise en œuvre du plan de formation représente en effet une charge administrative lourde.
Elle demande d’associer quotidiennement efficacité et rigueur afin de garantir le déclenchement des financements possibles, la réalisation des demandes de subvention potentielles dans les délais impartis par les financeurs en début d’année.
Nous devenons votre interlocuteur unique sur tout ce qui touche de près ou de loin à la gestion administrative et financière de la formation. Nous sommes l’interface de vos partenaires, organismes de formations et OPCA pour la transmission des dossiers formation.
Pour assurer le suivi tout au long de l’année au fur et à mesure de la réalisation des formations, nous veillons à :
- L’inscription des salariés en formations externes et internes, en s’étant auparavant assuré de leurs disponibilités (souvent via échanges par mails)
- La saisie des données sur un logiciel SIRH que nous mettons à disposition de nos clients, via identifiant et mot de passe (outil en mode hébergé). Vous avez donc accès à tout moment, à vos données formation.
- L’envoi aux salariés des convocations transmises par les organismes de formations pour les formations externes, et conçues par nos soins, pour les formations internes.
- La constitution des dossiers de formation externe : récupération des conventions de formation, programmes, et autres documents nécessaires au financement par l’OPCA.
- La constitution des dossiers de formation interne : la rédaction des programmes de formation sur la base des supports utilisés en formation par les salariés formateurs, la mise en place du calendrier des formations internes.
- Une fois la formation réalisée, la récupération des feuilles de présence, évaluations à chaud, et factures de coûts pédagogiques (à voir si subrogation de paiement). Contacts et relances des organismes de formation.
- La demande des frais annexes afférents aux diverses formations auprès de la comptabilité, pour ensuite éditer les factures de salaires et frais annexes et en demander le remboursement à l’OPCA… ou pour suivre les coûts engendrés par la formation, à l’aide de fiches de coûts pour les clients qui gèrent en interne leur plan de formation.
Nota : gérer son plan de formation « en interne » signifie que l’entreprise ne fait pas de versements à l’OPCA au titre du plan de formation au 28/02, qu’elle n’envoie pas ses dossiers auprès de l’OPCA, et qu’elle paye directement les organismes de formation.
Cette possibilité de ne pas passer par un OPCA pour la gestion des fonds de la formation n’est ouverte, jusqu’au 31 décembre 2014, qu’aux entreprises de plus de 50 salariés.
La réforme va le permettre pour toutes les entreprises de plus de 10 salariés…
Il s’agit alors d’avoir une grande rigueur dans la gestion et le suivi du plan de formation pour pouvoir rendre des comptes à tout moment aux services de la Direccte en cas de contrôle.
- La mise à jour des saisies tout au long de l’année, fonction de la réalisation des formations sur l’outil SIRH