Un outil informatique performant et simple d’utilisation, en plus d’être un espace collaboratif
La gestion externalisée de la formation suppose une parfaite communication entre nos clients et nous tout au long de l’année. L’accès aux informations et aux données de l’entreprise, même si elles sont utilisées et organisées par nous au quotidien, doit être possible aussi souvent que notre client le désire, sans contrainte, ni dépendance, sans toutefois fragiliser leur sécurisation.
Nos deux sociétés spécialisées dans l’externalisation de la formation (NV Conseil & Formation – Cabinet Synapse) sont équipées d’un logiciel SIRH de gestion des plans de formation en mode hébergé. Cet outil permet à nos clients de se connecter quand ils le souhaitent, et de suivre ainsi à tout moment, l’avancée de leur plan de formation, tant sur les aspects administratifs que financiers.
Nous travaillons avec un logiciel conçu par notre partenaire informatique, qui nous permet de gérer chaque étape de la gestion du plan de formation tout au long de l’année, en toute transparence avec nos clients.
Saisie des besoins formation formulés dans et par l’entreprise cliente.
La prestation de gestion externalisée du plan de formation que nous proposons débute par l’étape de centralisation des besoins, des attentes de formation émises dans l’entreprise, soit par les salariés, soit par l’équipe dirigeante.
Ce recueil des besoins en formation peut être réalisé par nous, ou nous être transmis par notre interlocuteur (service RH, dirigeant, comptable, assistante, etc.)
Lorsque nos clients nous remettent leur recueil des besoins en formation, nous saisissons l’intégralité des demandes, renseignées de leurs coûts pédagogiques estimés, salaires et autres frais annexes prévisionnels.
Nous valorisons ainsi l’ensemble du plan de formation « brut ».
Construction du Plan de formation et du budget prévisionnel pour validation.
Dans le même temps, nous sollicitons et rencontrons le ou les OPCA de notre client sur la base du Plan prévisionnel, afin de connaître les perspectives financières pour l’année à venir. Nous articulons l’ensemble des dispositifs pouvant être actionnés afin d’aboutir à un financement maximal du budget prévisionnel.
Ce travail permet à nos clients d’avoir une vision d’ensemble avec d’un côté leur plan de formation chiffré et d’un autre, les possibilités de financement qui s’offrent à eux.
La direction de l‘entreprise décide alors des formations qui seront réalisées dans le cadre du plan de formation, et nous validons ensuite les formations sur l’outil informatique.
La mise en œuvre opérationnelle du Plan de formation.
Une fois le plan de formation validé par l’entreprise cliente, il nous appartient de mettre en œuvre les formations :
- contacter les organismes de formation,
- obtenir des dates de session,
- gérer les inscriptions…
Nous mettons à jour l’outil informatique dès qu’une formation est programmée, en attente de réalisation, puis réalisée.
Nous saisissons également :
- les présences à l’issue de chaque formation,
- les frais réellement engagés.
Nous actualisons le plan de formation et suivons sa réalisation, avec une visibilité entre le budget prévisionnel, le budget engagé puis réalisé.
L’outil nous permet par ailleurs de suivre les dossiers financés directement par l’entreprise, et les dossiers financés par les OPCA : production de tableaux de bord et états d’analyse, …
La production de documents et états indispensables au pilotage de la formation.
Gérer de façon externalisée le plan de formation de nos clients nous amène, au delà du suivi administratif rigoureux et de l’ingénierie financière exercés tout au long de l’année, à proposer tous documents et outils permettant l’analyse des données de l’entreprise.
Grâce au SIRH que nous utilisons, nous sommes en mesure de produire à tout moment :
- des tableaux de bord,
- des états de suivi financier,
- état d’avancement du plan de formation…
- des états pour les comités d’entreprise avec des graphiques,
- et autres diagrammes basés sur des statistiques de formations réalisées par sexe, par CSP, par âge, par site (ou agence, ou service…).
Nous avons enfin la possibilité d’importer un historique des formations suivi par les salariés d’une entreprise (au-delà même de la période de partenariat) afin d’offrir à nos clients un outil plus large de suivi de leur ressources humaines.
Bien évidement, nous ne nous contentons pas de vous fournir ces chiffres et ces données sans les assortir de notre propre analyse d’experts de la gestion formation, ainsi que les préconisations que nous pouvons vous soumettre pour étayer vos choix et vos décisions.
Externaliser votre plan de formation, échanger avec des experts de la formation, Sécuriser vos données… voilà l’une des prestations que nous vous proposons : Contactez-nous !