ACTIVITÉ IDÉALE

La formation professionnelle : l’activité idéale à externaliser ?

La gestion du Plan de Formation, comme l’ensemble des champs touchant aux ressources humaines d’une entreprise, fait partie des activités « intimes » de l’entreprise. Externaliser la gestion du plan de formation peut effrayer la direction d’une entreprise car le plan de formation peut contenir des informations, à priori, confidentielles, de nature personnelle ou financière. Pourtant une analyse plus aboutie de ce qu’est réellement la gestion du plan et du budget formation fait apparaître que cette activité remplit parfaitement les 4 critères principaux déterminant l’utilité d’externaliser et de confier à un expert sa gestion et son optimisation. 

Une étude publiée en 2013 présente qu’un quart des entreprises de plus de 300 salariés ont déjà externalisé la gestion du plan de formation ou pensent à mettre en œuvre cette gestion externalisée dans l’année à venir.
Comment ces entreprises ont-elles décidé de transférer l’administration et l’ingénierie financière de leur plan de formation à un partenaire extérieur tel que nous ?

Evaluer 4 critères pour conclure à la nécessité de l’externalisation du Plan de formation.
Les principales activités RH étant communément confiées à des prestataires extérieurs sont à ce jour, l’administration de la paye, et le recrutement.
Cependant, la gestion du Plan de Formation répond également parfaitement aux 4 critères principaux d’une activité pouvant être externalisée auprès de professionnels spécialisés tels que nous :

  • consommatrice de Temps
  • générant peu de difficultés sur le plan technique,
  • conservant un caractère de sensibilité au regard du fonctionnement et du développement de l’entreprise
  • étant concentrée dans les mains de très peu de collaborateurs (bien souvent qu’un seul)

Il appartient à chaque entreprise de calculer objectivement si, pour chacun de ces quatre critères, l’organisation mise en place en interne est réellement efficiente ou si au contraire, confier tout ou partie des taches relevant de la gestion du plan de formation à des professionnels extérieurs n’est pas gage d’une meilleure efficacité et d’une optimisation financière ?
A vous de vous poser les questions suivantes :

1/ La gestion du Plan de Formation nécessite t-elle beaucoup de temps pour son administration ?
La gestion de la formation professionnelle est confiée à divers collaborateurs suivant la taille de l’entreprise : assistant(e) administratif (ve), responsable formation, assistante RH, DAF, comptable, etc…
Quelque soit ce collaborateur, avez-vous calculé le temps consacré à la gestion de la formation et la correspondance en termes de couts (visibles ou masqués) investis ?

La gestion du plan de formation est une activité chronophage, sans pour autant que cela soit un gage d’efficacité.
Des lors, il apparait que dans une large majorité des cas, les couts directs ainsi que la mauvaise utilisation des compétences des collaborateurs en charge de cette gestion, constituent au final un réel poids organisationnel et financier pour l’entreprise sans contribuer à sa performance.

2/ La gestion du Plan de Formation présente t elle une certaine complexité ?
Le secteur de la Formation professionnelle connait depuis une quinzaine d’années de nombreuses réformes et est soumis à une législation de plus en plus conséquente et contraignante.
Les entreprises qui ont décidé de nous confier la gestion de leur plan et de leur budget formation nous ont précisément choisies pour bénéficier d’une expertise actualisée. Cela permet une parfaite maitrise des dispositifs proposés par l’ensemble des acteurs de la formation, financiers ou institutionnels.
Cette plus value peut difficilement être garantie en entreprise car les collaborateurs qui assurent la gestion de la formation ont également en charge d’autres missions et ne peuvent pas se spécialiser dans tous les domaines d’intervention, notamment par manque de temps.

3/ La Formation professionnelle est elle sensible pour l’entreprise ?
Nos clients ont décidé de déléguer la gestion de la Formation professionnelle parce qu’ils se sont rendus compte de deux phénomènes principaux :
Les budgets consacrés à la formation professionnelle représentent une part de plus en plus importante de leurs investissements et dans le même temps la législation qui encadre la Formation professionnelle devient conséquente, poussée et précise.
Ces deux éléments font de la Formation Professionnelle une activité critique qui requière une réelle expertise qui dépasse de plus en plus le cadre des compétences internes. Notre spécialisation dans la gestion et le financement de la formation nous permet de travailler avec réalisme, professionnalisme et efficacité sur la base d’engagements fixés contractuellement.

4/ La gestion de la Formation est elle répartie entre plusieurs acteurs ?
Lorsque la charge d’une activité est partagée entre plusieurs interlocuteurs, il est difficile de l’externaliser car il faudra mettre en place un effort de coordination, d’anticipation et de reporting relativement important.
La gestion de la formation est bien souvent concentrée dans les mains de très peu de personnes, voir même une seule. Des lors, il est aisé pour nos clients de mettre en place cette externalisation assurant un gain de temps et d’efficacité avec un interlocuteur unique spécialiste des dossiers administratifs et financiers.
La Formation professionnelle est devenue un élément fort de la performance économique de l’entreprise et à ce titre il devient nécessaire de confier sa gestion à des experts. Nos prestations garantissent rigueur, efficacité et maitrise sans générer de couts supplémentaires à nos clients.
Réfléchissez à externaliser et vous gagnerez sur plusieurs tableaux !
Alors contactez nous !